Formación VERI*FACTU
Una empresa puede tener su contabilidad perfectamente organizada y, aun así, encontrarse con un problema cuando llegue VERI*FACTU. Basta con que el programa utilizado para facturar no esté adaptado, una integración deje de funcionar como se esperaba o las personas encargadas de administración no sepan cómo actuar cuando necesitan corregir una factura.
Por eso, la formación VERI*FACTU no debería dejarse para los últimos días antes de que llegue la obligación.
Los nuevos plazos han dado más margen a empresas y autónomos, pero no han eliminado el cambio. La oportunidad está precisamente en utilizar ese tiempo para revisar el software, hablar con el proveedor, comprobar los procedimientos internos y formar a las personas que trabajan diariamente con la facturación.
VERI*FACTU puede parecer complejo cuando aparecen conceptos como registros, hash, encadenamiento o inalterabilidad. Sin embargo, detrás de toda esa terminología existe una idea bastante sencilla: Hacienda quiere que los sistemas informáticos de facturación permitan seguir el recorrido de las operaciones y dificulten que una factura pueda eliminarse, modificarse u ocultarse sin dejar rastro.
Entenderlo con tiempo cambia completamente la forma de afrontar la adaptación.
Qué es VERI*FACTU y qué cambia realmente
VERI*FACTU es el nombre con el que habitualmente se conoce el nuevo marco aplicable a los sistemas informáticos de facturación. Su regulación parte de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y se desarrolla mediante el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
La finalidad no es simplemente cambiar el aspecto de una factura. El objetivo está en cómo el software genera, registra y conserva la información.
Los sistemas afectados deberán garantizar aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Dicho de una manera más sencilla: una factura no debería poder desaparecer del sistema o modificarse posteriormente como si nunca hubiera existido.
Esto supone un cambio importante para determinados procesos de trabajo. Acciones que algunos usuarios podían resolver anteriormente editando información desde el propio programa tendrán que gestionarse mediante los procedimientos establecidos, dejando la correspondiente trazabilidad.
Y ahí aparece uno de los aspectos que más preocupan a las empresas: no basta con que el proveedor actualice el programa. Las personas que lo utilizan también tienen que entender qué ha cambiado.
Cuándo será obligatorio VERI*FACTU y a quién afecta
Los plazos actualmente previstos distinguen dos grandes fechas.
Las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027.
Para el resto de obligados incluidos en el ámbito de aplicación del reglamento, entre ellos los autónomos y profesionales afectados, la fecha prevista es el 1 de julio de 2027.
El aplazamiento no significa que VERI*FACTU haya desaparecido ni que resulte conveniente olvidarse del asunto hasta 2027. Significa que existe más tiempo para realizar una transición ordenada.
Una empresa que empiece ahora puede preguntar a su proveedor qué versión necesitará, comprobar sus integraciones, revisar sus procedimientos y formar a sus trabajadores. Quien espere hasta las últimas semanas tendrá que hacer prácticamente lo mismo, pero con mucha menos capacidad para reaccionar ante cualquier problema.
Un ejemplo muy fácil de imaginar
Pensemos en una pyme que factura desde el mismo programa desde hace varios años. En mayo de 2027 pregunta a su proveedor si está preparada.
Descubre entonces que necesita migrar a una nueva versión. Además, la conexión con su programa contable debe modificarse y cuatro trabajadores de administración tienen que aprender un nuevo procedimiento para corregir facturas.
El problema ya no es únicamente tecnológico. Es de tiempo.
Eso es precisamente lo que merece la pena evitar.
VERIFACTU, NO VERIFACTU y factura electrónica: no son lo mismo
Uno de los puntos que más confusión está provocando es la terminología.
El reglamento contempla dos modalidades válidas de cumplimiento.
En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada conforme a las especificaciones establecidas.
La modalidad denominada habitualmente NO VERI*FACTU no realiza ese envío continuado de todos los registros. Sin embargo, esto no significa que pueda funcionar como un programa de facturación tradicional sin más. Debe cumplir igualmente las obligaciones correspondientes y está sometida a requisitos adicionales de seguridad y conservación.
Por tanto, no es correcto afirmar que todas las empresas estarán obligadas a utilizar exclusivamente la modalidad VERI*FACTU.
También conviene distinguir factura electrónica y VERI*FACTU.
VERI*FACTU se ocupa principalmente de los sistemas informáticos de facturación y de cómo generan y protegen los registros. La factura electrónica, en cambio, está relacionada con la emisión y transmisión de facturas en formato electrónico.
Son procesos que forman parte de la transformación de la facturación empresarial y pueden relacionarse entre sí, pero no son la misma obligación ni deben confundirse sus requisitos y calendarios.
Qué deberá hacer un sistema informático de facturación
Aquí aparecen algunos de los términos que pueden resultar más técnicos. Sin embargo, su función puede entenderse sin necesidad de ser informático.
El código QR aparecerá en las facturas expedidas mediante los sistemas sujetos al reglamento y permitirá realizar las funciones previstas por la Agencia Tributaria.
La huella digital o hash funciona, de forma simplificada, como una identificación matemática del contenido de un registro. Si determinados datos cambian, cambia también esa huella.
Además, los registros se encadenan. Parte de la información del registro anterior interviene en el siguiente, lo que contribuye a detectar saltos u omisiones y aporta trazabilidad.
Por eso adquieren tanta importancia conceptos como integridad e inalterabilidad.
También cambia la manera en la que debemos pensar en los errores. Una factura emitida incorrectamente no debería solucionarse simplemente borrándola y empezando de nuevo. Habrá que aplicar correctamente los procedimientos de rectificación o anulación que correspondan y conservar los registros exigidos.
Para el trabajador que factura todos los días, entender estas situaciones resulta mucho más útil que memorizar la definición técnica de un hash
Sanciones VERI*FACTU: qué dice realmente la normativa
Las sanciones merecen atención, pero también precisión.
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla infracciones relacionadas con los sistemas informáticos que incumplen las especificaciones exigidas.
En determinados supuestos, la tenencia de sistemas que no estén debidamente certificados cuando exista obligación de certificación, o la alteración o modificación de dispositivos certificados, puede sancionarse con una multa fija de 50.000 euros por ejercicio.
Para quienes fabriquen, produzcan o comercialicen sistemas que incurran en las conductas previstas en ese artículo, la sanción puede alcanzar los 150.000 euros por ejercicio económico y por cada tipo distinto de sistema o programaobjeto de la infracción.
Esto no significa que encontrar un programa antiguo instalado en un ordenador implique automáticamente una multa de 50.000 euros.
La situación concreta debe analizarse. Entre otras cuestiones, importa determinar si ese sistema sigue utilizándose, qué función desempeña y si conserva capacidad efectiva para intervenir en los procesos de facturación.
Por tanto, ante programas antiguos, migraciones o configuraciones dudosas, lo adecuado es consultar con la asesoría fiscal, gestoría y proveedor tecnológico antes de sacar conclusiones.
Qué debe hacer ahora una empresa para prepararse para VERI*FACTU
No hace falta cambiar mañana todo el sistema de facturación. Sí resulta conveniente empezar a saber exactamente desde dónde partimos.
Una adaptación ordenada puede seguir estos diez pasos:
- Identificar todos los sistemas desde los que se emiten facturas.
- Revisar el programa de facturación utilizado actualmente.
- Preguntar al proveedor cómo y cuándo estará adaptado.
- Confirmar si trabajará en modalidad VERIFACTU, NO VERIFACTU o permitirá ambas.
- Revisar las conexiones con contabilidad, CRM, TPV, comercio electrónico y otras herramientas.
- Comprobar cómo se realizarán rectificaciones y anulaciones.
- Hacer pruebas antes de la fecha obligatoria.
- Actualizar los procedimientos internos de facturación.
- Formar a todas las personas que emiten, revisan o gestionan facturas.
- Coordinar las decisiones con la asesoría o gestoría.
El objetivo es llegar a 2027 con el proceso ya incorporado al funcionamiento habitual de la empresa.
Formación VERI*FACTU: tener el software no es suficiente
Este es posiblemente uno de los aspectos que más se están infravalorando.
Una empresa puede disponer de un sistema informático de facturación perfectamente adaptado y continuar cometiendo errores porque quienes trabajan con él no conocen el nuevo procedimiento.
¿Qué ocurre si una factura contiene un error? ¿Cuándo debe hacerse una rectificativa? ¿Cómo se gestiona una anulación? ¿Qué significa el QR? ¿Qué sucede si falla una conexión? ¿Cómo debe actuar administración y cuándo conviene consultar a la gestoría?
Una buena formación VERI*FACTU debe trasladar la normativa a situaciones como estas.
Un curso de VERI*FACTU puede preparar al equipo para emitir correctamente, gestionar facturas ordinarias y simplificadas cuando proceda, realizar rectificativas, comprender los registros de facturación y resolver incidencias habituales.
También permite distinguir VERI*FACTU de la factura electrónica, algo especialmente importante ante la cantidad de información que las empresas están recibiendo sobre ambas cuestiones.
La formación deja así de ser un complemento del cambio tecnológico. Se convierte en una parte de la adaptación.
Porque instalar una herramienta nueva lleva un tiempo. Conseguir que toda una organización la utilice correctamente requiere conocimiento, práctica y procedimientos claros.
La aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria ya dispone de una aplicación gratuita de facturación orientada principalmente a autónomos, profesionales y empresas con procesos de facturación relativamente sencillos o un volumen reducido de gestión.
Esta herramienta permite generar facturas y enviar directamente sus registros a la AEAT dentro de la modalidad VERI*FACTU.
Puede ser una alternativa interesante para determinados negocios, pero no debe presentarse como una solución universal.
Una empresa tendrá que valorar cuestiones como su número de usuarios, funcionamiento interno, integraciones, necesidades de facturación y conexión con otros programas antes de decidir qué sistema utilizar.
La herramienta adecuada para un profesional que emite pocas facturas puede no serlo para una empresa con varios departamentos, múltiples usuarios, TPV, CRM o comercio electrónico.
Prepararse ahora evita improvisar después
VERI*FACTU no debería afrontarse con miedo, pero tampoco conviene dejarlo para el último momento.
Los nuevos plazos ofrecen algo especialmente valioso para cualquier empresa: tiempo.
Tiempo para revisar el software, hablar con proveedores, detectar incompatibilidades, realizar pruebas, adaptar los procedimientos y conseguir que las personas encargadas de facturar sepan exactamente qué hacer.
La formación VERI*FACTU permite convertir una obligación normativa que inicialmente puede parecer compleja en un proceso mucho más comprensible y manejable.
Preparar al equipo hoy significa reducir incertidumbre mañana.
Y esa es probablemente la mejor manera de afrontar VERI*FACTU: entender el cambio, organizar la transición y llegar a la fecha obligatoria con el trabajo hecho.
Prepararse ahora evita improvisar después
VERI*FACTU no debería afrontarse con miedo, pero tampoco conviene dejarlo para el último momento.
Los nuevos plazos ofrecen algo especialmente valioso para cualquier empresa: tiempo.
Tiempo para revisar el software, hablar con proveedores, detectar incompatibilidades, realizar pruebas, adaptar los procedimientos y conseguir que las personas encargadas de facturar sepan exactamente qué hacer.
La formación VERI*FACTU permite convertir una obligación normativa que inicialmente puede parecer compleja en un proceso mucho más comprensible y manejable.
Preparar al equipo hoy significa reducir incertidumbre mañana.
Y esa es probablemente la mejor manera de afrontar VERI*FACTU: entender el cambio, organizar la transición y llegar a la fecha obligatoria con el trabajo hecho.
